Otras funciones de Microsoft To-Do

Otras funciones de Microsoft To-Do

Como ya os comentaba en mi última entrada sobre Microsoft To-Do, en el trabajo (y poco a poco más en mi vida personal) he implantado el gestor de tareas de Microsoft To-Do con el fin de tener todo «más o menos» controlado. La idea es anotar y planificar las tareas, como un paso previo a implantar (todavía no sé cual) algo parecido a GTD o al Boulet Journal.

Otras funciones de Microsoft To-Do que uso todos los días.

En esta ocasión os quiero traer las funciones que más utilizo en mi día a día.

1.- Gestión multiplataforma

Como ya explicaba, Microsoft To-Do, gracias a la nube, es una herramienta multiplataforma. Yo, en el día a día, la uso tanto en mi tablet como en mi smartphone, y en el trabajo además la tengo abierta como una pestaña en el navegador. Tiene app para Windows, pero por restricciones de seguridad de mi departamento de TI, no la puedo instalar, así que la uso en el navegador web directamente.

2.- Uso de búsqueda mediante etiquetas.

No hace mucho tiempo que han dotado a la herramienta de búsqueda por etiquetas. El motor de búsqueda tiene la opción de buscar en cualquiera de los campos de la tarea (nombre, nota, pasos…) y así podemos localizar temas etiquetados y tenerlos a mano en una búsqueda rápida. Recuerda que, como ya he dicho, la etiqueta puede estar en cualquiera de los elementos de la tarea.

3.- Fechas de vencimiento y fecha de recordatorio.

Si me habéis hecho caso, y habéis comenzado a seguir alguno de los podcast sobre productividad que os recomendaba en una entrada anterior, os habréis encontrado con varios en los que el bueno de Emilcar indica que “los sistemas de productividad no son un sistema donde nos va pitando, avisándonos de la siguiente tarea”.

En un entorno laboral como el mío, donde la planificación no se puede llevar a cabo a rajatabla, y donde las interrupciones son constantes, que el sistema te muestre una notificación sobre los eventos más importantes son, por lo menos, una ayuda para evitar que las tareas críticas se nos pasen.
Este es el principal punto en el que estoy trabajando en mi sistema actualmente, ya que sé de buena tinta que esta forma de trabajar no es la correcta. Pero mientras tanto… mi sistema “pita”.

Gracias a la función de fecha de vencimiento y de recordatorio, puedo fijar tanto la fecha límite de la tarea, así como un recordatorio, si fuese necesario. Lógicamente, estas fechas, no tienen por qué coincidir en el tiempo…

4.- Tareas con pasos múltiples

Vamos, lo que vendría a ser un proyecto. Pero eso sí, simple. Cuando damos de alta una tarea, podemos definirle múltiples pasos, lo que nos ayuda a gestionar pequeños proyectos. Entenderme, no ofrece la posibilidad de otras herramientas, pero para tres-cuatro pasos, va bien.

Para que veáis las limitaciones, tanto la fecha de vencimiento como la fecha de recordatorio son globales, es decir, sólo a la tarea. No puedes ponerle una fecha de vencimiento a “un paso”. Para esto, tienes que escalarlo a una carpeta que tiene tareas en su interior.

Microsofto To-Do tiene otras muchas opciones (como por ejemplo, anexar documentos a la tarea, marcarla como importante, agregar a mi día…) pero yo uso las que os he comentado.

¿Conocíais todas estas opciones? ¿Las utilizáis a diario? ¿Qué otras opciones usáis? Os leo.

 

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