Gestiona tus listas de tareas: Microsoft To-Do

Gestiona tus listas de tareas: Microsoft To-Do

Aunque yo no practico GTD, hay uno de sus principios que me encanta: la mente está para pensar y ser creativos, no para almacenar “información de la que nos tengamos que acordar”. Hoy vamos a hablar de la herramienta Microsoft To-Do, perfecta para gestionar nuestras listas de tareas e información.

Microsoft To-Do es la evolución de la archiconocida Wunderlist, una herramienta que los de Redmont adquirieron en su afán por acercarse a las herramientas de software para la productividad. Le han realizado un lavado de cara, pero la funcionalidad es muy, muy similar.

Microsoft To-Do, tus tareas en la nube

La sincronización de esta herramienta en la nube es fundamental. Podemos acceder a nuestra lista de tareas gracias a la app (para Android e iOS), a la versión para Windows o, directamente, desde cualquier navegador web.

Esta característica la hace fundamental para poder acceder de una forma rápida al servicio para poder recopilar nuestros pensamientos, nuevas tareas e información de utilidad. Seamos honestos. ¿A cuantos de nosotros nos han encomendado una tarea, no la hemos apuntado, y nos hemos acordado de ella demasiado tarde?  O peor aún, nos acordamos de que no ha hemos realizado cuando más calmados y tranquilos estamos, con la sensación de desasosiego que ello provoca.

Esto lo debemos de evitar intentando anotar y centralizar todas nuestras tareas e información en un único lugar, asegurándonos de tenerlo todo concentrado y controlado y evitar tanto los sobresaltos por tareas atrasadas, como la desesperación de no encontrar una fuente de información que necesitamos.

La organización y la gestión, ya es cosa vuestra

La app es muy completa. Entre sus funcionalidades, yo las que más uso son las siguientes:

  • Me permite generar tantas listas de elementos como deseo, y las utilizo tanto para categorizar tareas, como para almacenar fuentes de información que puedo utilizar.
  • Permite generar tareas repetitivas, útiles para, en mi caso, recordarme tareas semanales que tengo que realizar sí o sí.
  • Permite añadir a cada tarea una fecha de vencimiento, así como la posibilidad de una notificación. Después, en el apartado “planeado” podemos consultar todas las tareas con fecha de vencimiento, ordenadas por fecha, para saber que tareas deben de finalizarse más próximamente.
  • Permite la creación de listas compartidas. Esto es muy útil para la gestión de tareas en equipos. Fundamentalmente, lo uso para conocer el estado de las tareas que tengo delegadas a compañeros, con el fin de saber qué esta realizado y que está pendiente.

En mi caso, tengo listas de diferentes tipos y voy anotando todo lo que necesito. En algunos casos, son listas de tareas relacionadas con un área, actividades delegadas que deberé de controlar en un tiempo, material que tengo que pedir a proveedores, consultas a mis superiores… Todo lo relacionado con mi trabajo y mi día a día está ahí almacenado.

Así, por la tarde, intento dedicar los últimos 10 minutos del día para realizar un vistazo a la lista de tareas que tengo pendiente y darle prioridad de cara al siguiente día de trabajo.

Mis dispositivos móviles, siempre conmigo.

Como os comento, para mí la mejor prestación es poder llevar siempre conmigo “mi libreta de apuntes”. En el trabajo, tengo la Tablet junto al ordenador para poder anotar las tareas que me llegan, mientras que fuera lo que utilizo es el móvil, con el fin de anotar aquellos ítems que llegan fuera y que debo de apuntar.

Todo para poder tenerlo centralizado en un único servicio, y poder realizar un repaso y gestión de las mismas para planificar el día siguiente.

Vosotros, ¿también usáis Microsoft To-Do? ¿Tenéis una gestión similar a la mía? ¡Os leo!

 

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